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オンライン商談のメリット・デメリットを詳しく紹介
新型コロナウイルスによる行動制限やリモートワークをきっかけに、数多くの企業がオンライン商談を導入しています。
しかし、顧客との関係構築がカギとなる商談において、非対面でのコミュニケーションに不安を抱いている方もいらっしゃるでしょう。
そこで本記事では、オンライン商談のメリット・デメリットをわかりやすく解説します。
オンライン商談に興味はあるものの、導入に踏み切れていない方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
オンライン商談とは
顧客と直接会わずに、パソコンやスマートフォンを介して行う商談を、オンライン商談といいます。
オンライン商談の実施には、コミュニケーションツールが必須です。コロナ禍で普及したZoomをはじめとする、オンラインミーティングツールを活用することも可能ですが、オンライン商談に特化したツールも開発されています。
オンライン商談の今後
求人支援サービスを提供するエン・ジャパン株式会社が、2020年に実施した調査によれば、43％の企業がオンライン商談を導入しています。導入する利点は「新型コロナウイルス感染拡大防止」が70％と最も多くを占めており、コロナウイルスの影響によって、オンライン商談が大きな注目を浴びたことがわかります。
コロナウイルスが5類感染症に移行し、屋内でのマスク着用のルールも緩和された2023年現在、オンライン商談はもう不要だとお考えの方もおられるかもしれません。
しかし、同調査によれば、「新型コロナウイルス感染拡大防止」に続くオンライン商談の利点は、「移動・出張のコスト削減」と「顧客対応のスピード」です。
そのほかにも、「営業人員の業務効率化」や「企業のイメージアップ」など、コロナ収束後でも当てはまる利点が多数挙げられています。
こうした現場の声から、オンライン商談の導入は今後も拡大していくと予想されます。
参照元：「1000社が回答！「オンライン商談」実態調査―『エンゲージ』アンケート―」
オンライン商談を活用する7つのメリット
ここからは、オンライン商談の導入によって得られるメリットを7つ紹介します。
オンライン商談が、自社の営業活動における課題の解決手段となるかどうかの参考にしてみてください。
メリット①移動にかかる時間やコストを削減できる
顧客の元に出向かなくてよいので、訪問にかかる時間を削減できる点がオンライン商談のメリットの1つです。
交通費や営業車のガソリン代といった費用も浮くため、コストカットにもつながります。
メリット②商談の効率化が見込める
訪問先への移動時間を考慮せずに商談の予定を入れられるので、1日に対応できる商談の数が増えます。
商談の回数の母数が増えれば、おのずと成約数も増加します。
メリット③商圏が広がり多くの顧客にアプローチできる
遠方の企業への営業は、多くの時間やコストがかかります。そのため、リソースのない企業にとって、遠方への営業は高いハードルです。
しかし、オンライン商談であれば、自社のオフィスや自宅から顧客とコミュニケーションが取れるので商圏が広がります。
これまでアプローチできなかった顧客との商談が実現すれば、新たなビジネスチャンスを獲得できるでしょう。
関連記事＞＞不動産業界でのオンライン接客を成功させるポイントを紹介
メリット④商談のハードルが下がる
対面での商談の場合、顧客のなかには「商材に魅力を感じなくても、面と向かって断りづらい」と感じる担当者もいます。
そうした担当者にとって、商談を受けるまでの心理的なハードルは非常に高いものです。
その点、オンライン商談は電話で話すような気軽さがあるので、相手の不安をやわらげて商談のハードルを下げられます。
メリット⑤状況に左右されず商談を実施できる
新型コロナウイルスの蔓延で、多くの企業が対面で交流する機会を失いました。オンライン商談を導入していれば、再び対面接客が難しい事態に陥ったとしても、商談を実施できます。
また、地震や大雨などによる鉄道の運転見合わせといった交通手段の制限からも解放され、状況に縛られず商談の場を設けられるようになります。
メリット⑥ペーパーレス化につながる
紙の資料は印刷にお金と時間がかかるうえに、訪問先への持参を忘れたり、出先で紛失して情報漏洩したりするリスクもあります。
オンライン商談では、PDFやパワーポイントのデータとして作成した提案資料を画面上で共有できるので、紙の資料を用意しなくて済みます。
メリット⑦録画機能で社内のノウハウを蓄積できる
オンライン商談に使用するコミュニケーションツールには、録画機能が搭載されており、商談の様子を記録できます。
この機能を社内教育に活かすことも可能です。
従来は、先輩社員に同行して営業のイロハを学ぶのが一般的でしたが、録画機能があれば、空いた時間に映像を見て、商談の進め方を学べます。成功した商談の映像をノウハウとして蓄積していけば、数年後にも受け継がれる社内の財産となるでしょう。
また、録画映像を見返して、自分の振る舞いをチェックする際にも役立ちます。
オンライン商談を活用する6つのデメリット
利便性の高いオンライン商談ですが、対面ではないゆえのデメリットもあります。
ここからは、オンライン商談のデメリットを6つ紹介します。
デメリット①通信トラブルの可能性がある
インターネットの通信状況が悪いと、音声や映像が止まってしまうのがオンライン商談のデメリットの1つです。
通信トラブルが起こった際は、再接続すると改善するケースが多いので、試してみてください。
デメリット②環境を整備する必要がある
周囲の雑音をマイクが拾ってしまうので、オンライン商談の実施時は静かな環境を用意しなければなりません。
社内であれば会議室、自宅であれば自室など、1人になれる空間を確保しましょう。
デメリット③商品の実物を見せられない
オンライン商談では、商品をパソコンのモニター越しでしか見せられません。触覚・聴覚・嗅覚・味覚の情報が重要な商材を扱う企業にとっては、不利にはたらくケースもあります。
商談相手に自社製品を直に見てもらいたい場合は、事前にサンプルを郵送する方法で解決できます。
デメリット④信頼関係の構築が難しい
人によって捉え方はさまざまですが、モニター越しでは営業担当者の熱意や雰囲気が伝わってこないと感じる方もいるようです。
そのため、オンライン商談は、初対面の顧客との信頼関係を築くのが対面よりも難しいとされています。
デメリット⑤導入コストが発生する
オンライン商談を実施するには、コミュニケーションツールを導入しなければなりません。職場によっては、ヘッドセットやイヤホンといった周辺機器も用意する必要があり、導入コストがかかります。
ただし、交通費や印刷代など、オンライン化によってコストカットできる面もあるので、長い目で見ると価値のある投資だといえます。
デメリット⑥社内教育を施さなければならない
コミュニケーションツールの利用に慣れていない社員には、使い方の研修が必要です。
顧客の前で操作に慣れていない様子を見せると、相手に不安を抱かせる可能性があるので、商談前に何度かシミュレーションしておくとよいでしょう。
オンライン商談を成功させるための7つのコツ
オンライン商談に慣れないうちは、思わぬ失敗が起こります。
以下で、オンライン商談を成功させるために押さえておきたい7つのコツを紹介しますので、参考にしてみてください。
コツ①安定したインターネット環境を整える
オンライン商談の最中、通信が途切れて相手や自分の音声・映像が固まってしまうことも起こりえます。
インターネットの通信が安定しないのは、個人の努力では限界もありますが、それが原因で商談相手によくない印象をもたれてしまうのは避けたいですよね。
回線の速度や通信機器を見直し、事前に通信環境を確認しておくのが大切です。
コツ②できる限り精度の高いカメラとマイクを用意する
オンラインミーティング程度であれば、パソコン内蔵のカメラを使用しても問題ありませんが、商談の場となるとWeb会議専用のカメラを導入することをおすすめします。
Web会議専用のカメラなら、クリアな画質で商材や担当者の表情を見せられるので、オンライン商談がより快適になります。
また、クリアな音声を伝えるためにマイクも高性能な機種を用意しましょう。
さまざまな種類のマイクが市販されていますが、コールセンターで使用されているような、ヘッドセット型の商品であれば、場所をとらず簡単に使えます。
コツ③事前に資料を共有しておく
商談に使用する資料を事前に顧客に送り、目を通してもらうと話がスムーズに進みます。
コミュニケーションツールのチャット機能で資料を送信すれば、商談後も資料を見返してもらえます。
コツ④カメラの位置を工夫する
カメラの位置が低いと、相手を見下しているような視点で画面に映ってしまいます。
商談前に一度オンライン商談ツールを起動して、相手とまっすぐ目が合うようにカメラの位置を調整しておいてください。
コツ⑤静かな場所で実施する
オフィスでオンライン商談を実施する場合、周囲のタイピング音や雑談の音声をマイクが拾ってしまう可能性があります。
雑音で相手の集中力を削がないためにも、静かな環境を用意しましょう。
環境音を遮断して、話している人の音声をクリアに伝えられるノイズキャンセリング機能のついたイヤホンを使うのも1つの手です。
コツ⑥商談中は相槌を打ちながらハキハキと話す
カメラ越しでは、音声やリアクションが伝わりづらいです。
対面のときよりもハキハキと話したり、相槌や表情のリアクションを大きめに取るようにしたりすると、相手に誠実で熱心な印象を与えられます。
コツ⑦発言が自分だけにならないように問いかける
オンラインだと、相手が目の前にいないので、つい自分の話にのめり込んでしまう方もいらっしゃるかもしれません。
自分ばかり話しすぎないよう、顧客や一緒に参加している従業員にも話を振るよう心がけましょう。
自分の話した内容に関して、感想や意見を問いかけると話が広がります。
オンライン商談の導入方法
「オンライン商談を導入したいけれど、何から始めたらよいのかわからない」という方もおられるでしょう。
そこでここからは、オンライン商談の導入方法を3ステップで、簡単に解説します。
手順①導入するツールを選定する
まずは多種多様なオンライン商談ツールのなかから、自社に合った商品を選びます。
後述するツールの選び方を踏まえながら、いくつかの商品を比較し、価格と機能性のバランスがよい商品を購入しましょう。
手順②オンライン商談の条件を決める
オンライン商談を導入した場合、すぐにすべての商談をオンラインに切り替えるのは避けてください。
慣れない形式での商談がいきなり増えて社員が疲弊するのを防ぐほか、対面を希望する顧客にも柔軟に対応する余地を残すためです。
たとえば「訪問先への移動時間が2時間を超える場合はオンライン商談を適用する」「初回ヒアリングのみオンラインで対応する」といった条件を決めておくとよいでしょう。
手順③商談先に提案する
オンライン商談が実施できる環境が整ったら、顧客に商談のオンライン開催を提案します。
まずは、顧客にオンライン商談に応じられる環境が整備されているのかを確認してください。
そのうえで、オンライン商談のほうが対面よりも優れている点を説明して理解を得ます。
了承を得られたらオンライン商談に臨みます。
オンライン商談ツールの機能
コミュニケーションツールのなかでも、オンライン商談に特化したツールには、提案を快適にする機能が備わっています。
以下で代表的な機能を紹介しますので、ほしい機能を探す際の参考にしてみてください。
ビデオ通話・音声通話機能
当然ながら、オンライン商談ツールにはビデオ通話や音声通話機能が必ずついています。
お互いの顔を見て話せるのはもちろんのこと、顧客が顔を出したくないと希望すれば、音声のみの通話も可能です。
招待機能
招待機能があれば、顧客が商談にあたって、新規アカウントを作成したり、アプリをダウンロードしたりする必要がありません。
招待コードやURLをチャットもしくはメールで送り、ブラウザから入室してもらえます。
モバイル対応
スマートフォンやタブレット端末などのモバイル端末からも、オンライン商談に参加できると便利です。
出先で急きょ顧客とのミーティングが発生したときも、モバイル対応のツールであれば、パソコンを開かずに手軽に出席できます。
テキストチャット機能
オンライン商談ツールは通話だけでなく、チャット機能も備えています。
商品の基本情報や次回の打ち合わせの予定などをテキストで残しておけば、顧客に正確に伝わり、リマインドにも役立ちます。
レコーディング機能
録画機能をオンにしておくと、商談の様子を映像として記録できます。
ノウハウとしてほかの社員と共有できるだけでなく、見返して自分の提案の仕方を振り返ることも可能です。
録画機能を起動するのを忘れていたというミスが起こりがちなので、商談が始まる前に、相手に確認を取ってから起動するよう注意しましょう。
トークスクリプト機能
トークスクリプトとは、商談の場でどのような流れでどういった内容を話すのかをまとめた台本のことです。
緊張する場面では、話をスムーズに進める助けとなります。
オンライン商談ツールは、このトークスクリプトを自分側の画面にだけ表示する機能があり、別途メモアプリを起動する必要がなく便利です。
電子サイン機能
電子サイン機能があれば、オンライン商談中に署名をもらえます。
書類の形式に合わせて、押印型と手書きサイン型が選べるツールもあり、オンラインであっても、従来と変わらずその場での契約締結が可能です。
関連記事＞＞電子契約の導入の流れとは？導入時の注意点も解説
そのほかのツールとの連携
オンライン商談ツールのなかには、外部ツールと連携できる商品も販売されています。
たとえば、SFA（営業支援）ツールと連携させると、商談の情報の蓄積や成果の分析などを自動化できます。
オンライン商談ツールの選び方
オンライン商談が普及して以来、各企業が実に多様なツールを開発しています。
種類が多く、どういった基準でツールを選んだらよいのかを迷っている方もいらっしゃるでしょう。
そこでここからは、オンライン商談ツールの選定時に重視するとよいポイントを3つ紹介します。
接続方法
ツールに接続するのに、アプリのダウンロードやアカウントの登録を求めるコミュニケーションツールもありますが、顧客からすると面倒に感じるかもしれません。
そういった事前準備が不要で、簡単にアクセスできるツールを選ぶと、顧客も商談に応じやすいでしょう。
機能の充実性
後ほど詳しく紹介しますが、コミュニケーションツールには、オンライン商談を円滑に進める機能が備わっています。
一見、多機能であるほどよいツールに思えますが、使いこなせない機能が多くついていると、かえって使いづらいケースもあります。
どのように商材を提案したいのかをシミュレーションしたうえで、実際に使いそうな機能を絞り込みましょう。
サポート体制
初めてオンライン商談ツールを導入するのであれば、サポート体制の充実も見逃せないポイントです。
初期設定の代行や画面共有しながらの操作説明など、ツールに慣れていない方へのサポート体制が整っているツールを選ぶと、導入がスムーズになります。
セキュリティ
商材の機密情報を共有するオンライン商談の場では、高いセキュリティ性能が求められます。
セキュリティの強度を上げるのに有効なのが、情報の抜き取りを防ぐデータの暗号化です。
多くのオンライン商談ツールではデータが暗号化され、情報を守る工夫がされています。
ツールによって、そのほかにもセキュリティ対策を取り入れているので、選ぶ際にはセキュリティ強度にも注目してみてください。
【無料版】おすすめのオンライン商談ツール
無料で導入できる主なオンライン商談ツールは、以下の3つです。
【無料で利用できるおすすめのオンライン商談ツール】
- ・Zoom
- ・Teams
- ・Google meet
ZoomやTeamsは、商談相手に招待コードを送信すれば、事前登録なしでミーティングに入室できる点が魅力です。
どのツールにもチャット機能が備わっていて、商談しながらテキストで情報共有もできます。
Google meetは、Googleのアカウントさえもっていれば、新規の登録なしで利用可能です。
Googleが提供するほかのサービスと連携できるので、GmailやGoogleカレンダーなどを常用している場合は、使い勝手がよいでしょう。
【接客DXについて】オンライン商談ツールの紹介
お試しで利用するのであれば無料のツールでも問題ありませんが、今後長くオンライン商談ツールを活用するつもりであれば、有料ツールの利用をおすすめします。
有料ツールなら、無料版のツールと比較にならないほど多様な機能を使用できるためです。
アルファ・ゴリラの提供するオンライン商談ツール「接客DX」も、有料ツールの1つです。
「接客DX」は、オンライン商談を快適に進められるよう考え抜かれた機能を多数搭載しています。
【接客DXの主な機能】
- ・アバター機能
- ・ワンクリックの資料表示機能
- ・商談メモ機能
- ・共有メモ機能
- ・電子サイン機能
顔を出したくない顧客に向けて、アバター機能でイラストアイコンを表示できたり、資料表示機能で、事前にアップロードした資料をワンクリックで共有できたりします。
そのほかにも、商談中にとったメモのSFAツールへの保存や、電子サインによるオンラインでの契約締結も可能です。
必要な機能を見極めて自社に合ったオンライン商談ツールを導入しよう
いかがでしたでしょうか？
オンライン商談を導入すると、交通費や印刷費のコストカットや移動時間短縮による業務効率化などのメリットを得られます。
遠方の顧客にもアプローチできて商圏が広がるうえ、商談の様子を録画して営業ノウハウを残しておけるといった点も魅力です。
オンライン商談は、無料のコミュニケーションツールでも実施できますが、本格的な導入をお考えの方には、より多機能な有料ツールがおすすめです。
アルファ・ゴリラでは、BtoC向けサービスのオンライン商談に特化したツール「接客DX」を提供しております。
無料トライアルも承っておりますので、オンライン商談にご興味をお持ちの方は、お気軽にお問い合わせください。
