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不動産取引の電子契約が可能に！電子化できる契約書を解説
オンライン上で契約を結ぶ「電子契約」の波は、不動産取引にも押し寄せています。
しかし、電子化できる契約書の種類がわからず、いまだ様子見の事業者様も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、電子契約の概要を説明したうえで、電子化できる契約書の種類や、不動産取引を電子化するメリット・デメリットを解説します。
「お客様の不動産取引をスムーズにしたい」とお考えの事業者様は、ぜひ参考にしてください。
目次
電子契約とは
電子契約とは、紙ではなく電子データを用いて、オンライン上で結ぶ契約のことをいいます。
従来の紙の契約書では、契約の証拠として、記名押印や自筆での署名が必要でした。
電子契約では、それらの方法に代えて電子署名が用いられます。
電子署名が施された電子データは、契約の証拠として機能し、紙の契約書と同様に法的効力をもちます。
電子契約の導入は、ペーパーレスや対面での業務の削減に効果的です。
新型コロナウイルス感染拡大の影響で、電子契約を導入する企業が増えており、法改正（次章参照）の後押しもあって、今後さらに普及していくと考えられます。
関連記事＞＞電子契約のメリット・デメリットを徹底解説
不動産取引の電子契約解禁はいつから？
2022年5月に宅地建物取引業法が改正されたことで、不動産取引の電子契約が全面解禁されました。
従来は、不動産取引に必要な書類の一部は、電子化が認められておらず、紙の契約書や記名押印が必要でした。
これが電子化されたことで、契約書の交付にとどまらず、不動産の売買や賃貸契約にともなう、宅地建物取引士による重要事項説明もオンライン上で行えるようになったのです。
この、宅地建物取引士がオンライン上で行う「IT重説」に関しては、のちほど電子契約締結までの流れとあわせて解説します。
電子化できる契約書
2022年5月以降、次の契約書が不動産取引の電子契約に対応しています。
【電子化できる契約書】
- ・媒介契約書
- ・重要事項説明書
- ・賃貸借契約書
- ・定期借地権設定契約書
- ・定期建物賃貸借契約書
先述の通り、電子化した契約書に、宅地建物取引士の押印や収入印紙の貼付は不要です。
電子契約では取引の証拠として、押印の代わりに電子署名を行います。
不動産取引の電子化のメリット
不動産取引の電子化には、さまざまなメリットが存在します。
ここからは、紙の契約と比べて電子契約が優れている点を確認しましょう。
メリット①契約締結までのリードタイムを短縮できる
契約締結までのリードタイムが大幅に短縮できるのは、電子化の代表的なメリットです。
電子契約サービスを利用すれば、最短1日で契約締結まで進められます。
メリット②コストを削減できる
不動産取引の電子化は、事業者のコスト削減につながります。
従来の紙による契約では、契約書に収入印紙を貼付して、印紙税を収めなければなりませんでした。
印紙税の金額は取引の内容や金額に応じて異なりますが、取引金額が高額な不動産取引においては、印紙税の金額もほかの商品より高額です。
一方で電子契約の場合は、収入印紙を貼付する必要がありません。
印紙税にくわえて、紙やインク、プリンターなどの備品に、書類の郵送コストなども削減できます。
メリット③リモートワークとの相性が良い
電子契約は、リモートワークを導入する企業との相性が良いといえます。
新型コロナウイルスの流行初期には、せっかくリモートワークを導入したものの、押印のためだけに出社しなければならないという企業も少なくありませんでした。
不動産取引の電子契約では、契約書の交付はもちろん、電子署名に至るまで、すべての工程をオンライン上で完結できます。
電子化が進めば、自然と出社が必要な場面が減少し、不動産業界においても、リモートワークの推進を後押しするはずです。
メリット④電子データで保存できるため、保管場所に困らない
契約書の保管場所に困らないのも、電子契約のメリットです。
不動産取引の契約書は、長期間にわたって保管しておく必要があります。
特に事業者は、契約のたびに書類の数が増えていくので、物理的な保管場所を確保しつづけなければなりません。
事業者によっては、紙の書類の保管用に、レンタル倉庫などを契約している場合もあるでしょう。
電子契約であれば、契約書を電子データで保存できるため、保管場所の悩みを解消できます。
メリット⑤契約書をいつでも閲覧でき、保管上のリスクを回避できる
契約書が電子化されることで、保管場所に困らないだけではなく、いつでも閲覧が可能になります。
契約内容を確認したいタイミングで、すぐに閲覧できるため、「契約書を保管した場所を忘れてしまった」というトラブルとも無縁です。
オンライン上に保管されていれば、引越しや相続のタイミングで契約書を紛失する心配がありません。
なお、オンライン上に保管された契約書は、ダウンロードも可能ですので、オフラインの環境でも見返せるようになります。
メリット⑥契約者が複数人いてもスピーディーに契約できる
不動産取引が電子化すると、契約者が複数人いたとしても、スピーディーな契約が可能です。
相続された不動産の場合、売主が複数人いるケースが考えられます。
その際、一人ひとりと書類を交わす必要がありますが、紙でやり取りすれば、膨大な手間と時間がかかるのは避けられません。
電子契約では契約締結までに要する時間が短く、契約者が複数人いてもスムーズに手続きが完了します。
メリット⑦在宅で契約が可能になる
ここまで事業者にとってのメリットを紹介しましたが、不動産取引の電子化は、お客様にとっても大きな利点があります。
電子契約であれば、自宅が遠かったり忙しかったりして、不動産会社に足を運ぶのが難しい方でもスムーズな手続きが叶います。
電子契約では、オンライン上ですべての工程が完了するため、対面での手続きを必要としません。
在宅のまま契約を結べるのは、お客様にとって大きなメリットです。
不動産取引の電子化のデメリット
残念ながら不動産取引の電子化は、良いことばかりではありません。
ここからは、不動産取引の電子化のデメリットを紹介します。
電子契約を導入する際は、メリットとあわせて把握しておき、適切な対策をとりましょう。
デメリット①電子帳簿保存法対応が必要
不動産取引で電子契約する場合、電子帳簿保存法の取引要件を満たさなければなりません。
電子帳簿保存法では、電子契約の取引データを、所定の形式で保存することが義務づけられています。
所定の形式で保存していなければ、青色申告の承認が取り消しになるなど、ペナルティを課せられる可能性があります。
ほとんどの電子契約サービスでは、電子帳簿保存法に対応した形式で取引データが保存されるものの、念のため、事前に確認しておきましょう。
デメリット②双方が同意しなければならない
電子契約を利用するには、取引する両者の同意が必要です。
売主と買主のどちらか片方が電子取引を希望しても、もう片方が同意しなければ、契約に進むことができません。
不動産取引の電子契約は徐々に浸透しているものの、紙での契約を希望する方は依然として多く、事前の相談が不可欠です。
デメリット③更新や退去、駐車場の契約書類も電子化する必要がある
不動産会社は、売買契約だけではなく、賃貸契約の更新や退去、駐車場などの契約書も取り扱っており、これらすべてを完全に電子化するのは容易ではありません。
これまでの業務フローを刷新する必要があるため、膨大な手間と時間がかかります。
ただし、不動産取引の電子契約は、今後増えていくと予想されるため、マニュアルを整えながら導入を進める必要があります。
デメリット④セキュリティ対策が必要
電子契約を導入するのであれば、紙で契約していたときと比べて、セキュリティ対策の強化が求められます。
取引を記録した電子データには、契約者の個人情報が記載されています。
万が一、インターネット上に流出してしまった場合、会社の信用が失われるだけではなく、賠償責任が発生するかもしれません。
会社で使うパソコンにウイルス対策を施したり、定期的に電子データのバックアップを取ったりと、これまで以上にセキュリティ面に力を入れる必要があります。
不動産取引における電子契約締結までの流れ
不動産取引の電子契約はどのような流れで進むのでしょうか。
電子契約は、締結するまでに次のステップが必要です。
【電子契約締結までの流れ】
- ・IT重説
- ・契約書の電子交付
- ・電子署名
ここからは、不動産取引の電子契約締結までの流れを、順を追って説明します。
流れ①IT重説
まず行われるのが、IT重説です。
重説とは「重要事項説明」の略で、不動産取引の際は、宅地建物取引業者が必ず重説を行わなければなりません。
この重説をオンライン上で行うのがIT重説とよばれるステップで、ZoomやFacetimeなどのオンライン会議ツールが用いられます。
IT重説の導入に特別な手続きは不要です。
国土交通省が定めるマニュアルに従えば、すべての事業者がすぐに導入できます。
流れ②契約書の電子交付
IT重説の終了後、実際に電子契約へと進みます。
契約書を電子交付し、内容に問題がないか、再度確認します。
交付された時点では、電子署名を行っていないため、契約書に有効性はありません。
流れ③電子署名
最後に、電子交付された契約書に電子署名を行って終了です。
契約書はこの時点で正式な文書となり、有効性をもちます。
電子署名は、紙の契約書の記名押印や自筆での署名にあたり、法的効力を生みます。
作成者と作成日時が記録されるので、契約の証拠として有効です。
以上3つのステップによって、電子契約が締結されます。
電子契約は事業者とお客様双方にメリットがある
不動産取引が電子化すると、従来の方法と比べて大幅な時間短縮が実現します。
お客様にとっても取引が便利になるメリットが大きいため、まだ電子化していない事業者様は、電子契約の導入を検討しましょう。
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