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オンライン商談のコツ12選！適切なツールの選び方も紹介
アポイントを取りやすく、移動コストも削減できるため、オンライン商談の導入は近年拡大しています。
しかし、「対面よりも難しそう」「オンラインでうまくコミュニケーションをとる自信がない」といった理由で導入に踏み切れていない企業様もあるでしょう。
そこで本記事では、オンライン商談のコツや、商談に使うツールの選び方などを紹介します。
コツをつかんでオンライン商談を成功させたい方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
オンライン商談でよくある4つの失敗
オンライン商談には、インターネットを介したコミュニケーション特有の難しさがあります。
商談を成功させるコツを紹介する前に、オンライン商談中によく起こる失敗例から見ていきましょう。
関連記事＞＞オンライン商談のメリット・デメリットを詳しく紹介
失敗例①顧客とうまくコミュニケーションがとれない
画面越しのコミュニケーションでは、対面よりも商談相手の表情や温度感が読み取りにくくなります。
相手が何を考えているのかがわかりづらく、どの程度興味をもって話を聞いてくれているのか判断できないため、勝手が違うと感じることもあるでしょう。
また、自分の雰囲気や熱量も相手に伝わりづらいので、通常時よりも大きくリアクションしたり、ハキハキとした態度で話したりしないと、元気のない印象を与えてしまいます。
こうした理由から、対面に比して会話がはずまず、商談が失敗してしまう場合もあります。
失敗例②商材の説明のみで商談が終わってしまう
オンライン商談は、一方的なコミュニケーションに陥りがちです。
話し出すタイミングが難しいこともあり、相手が質問しにくいので、商材の説明だけで商談が終わってしまうこともしばしばです。
有形商材の場合は、実際に商品を見たり、触ったりしてもらえないので、肝心の商材の魅力をうまく伝えられなかったという失敗談もよく聞かれます。
失敗例③通信環境が不安定で商談が進まない
パソコンの通信環境が不安定だと、映像や音声が乱れて商談を進められなくなります。
音声が途切れるたびに、何度も同じ説明を繰り返さなければならないので、集中力も途切れてしまいます。
通信環境というのは、インターネットの通信状況だけではありません。
オンライン商談ツールや機材も通信環境に含まれており、これらが不調の場合も商談の快適さに影響が出ます。
商談に備えてきちんと環境を整えていないと、準備不足な企業だという印象を与え、顧客の心が離れてしまうでしょう。
失敗例④アポイントをキャンセルされてしまう
オンライン商談は、相手の心理的ハードルが下がるため、直前にキャンセルされやすいのがデメリットです。
対面であれば、相手を迎える準備や場所の確保などが必要です。
したがって、商談相手に配慮して直前に予定をキャンセルしづらくなります。
しかし、オンライン商談はそうした準備がないぶん、電話営業の延長線上と捉えられやすく、ほかの予定を優先されることも少なくありません。
オンライン商談を成功させるための12のコツ
ここまでで紹介したような失敗に陥らないために、ここからはオンライン商談を成功させる12のコツを解説します。
明日から実践できる内容ばかりなので、ぜひ参考にしてみてください。
①台本を用意する
オンライン商談を実施する際は、事前に台本（トークスクリプト）を用意しておきましょう。
当日話す内容をすべて書き出す必要はありませんが、大まかな話の流れを記しておくと進行がスムーズになります。
また、相手が投げかけそうな質問を予想して回答を用意するのもよいでしょう。
オンラインでは、沈黙の時間が続くと気まずい雰囲気になりやすいので、できる限り言葉につまる時間をなくすように努めることが大切です。
②使用するパソコンの状態を確認しておく
商談を始める前に、パソコンの状態が整っているかどうかを確認するのも大切なポイントです。
用意した資料や台本をすぐに見られる状態にしておくと、本番中に手間取りません。
また、不要な情報や、社外秘の資料がうっかり写らないように、画面の整理も忘れないようにしましょう。
最後に、通信環境やオンライン商談ツールのコンディションも確認して、映像や音声に乱れがなければ準備完了です。
③オンライン商談ツールの扱いに十分慣れておく
画面共有に手間取るなど、オンライン商談ツールの扱いに慣れていない様子は、相手に不安感を与えてしまいます。
話のテンポも悪くなり、ネガティブな心象につながります。
そうならないよう、当日までにシミュレーションを実施し、オンライン商談ツールの操作を習得しておきましょう。
④わかりやすい資料を作成する
オンライン商談に使用する資料作りは、以下のポイントを押さえて進めると見やすいものができます。
【相手にとってわかりやすい資料作りのポイント】
- ・目次をつける
- ・トピックが変わるごとに中表紙を入れる
- ・スライドの情報量を減らす
- ・色の数を減らす
- ・アニメーションの使用を控える
- ・最後のスライドを「ご清聴ありがとうございました」だけにしない
最初に目次を示すと、商談全体の流れを把握できて、話の理解度が上がります。
トピックごとに中表紙もつけると、話す際にメリハリがつけやすいのでおすすめです。
スライドの中身に関しては、1枚に掲載する情報量を減らすと見やすい資料になります。
なぜなら、オンライン商談では、画面内に参加している方々の姿が写っている枠と、資料を表示している枠の2つが示され、通常よりもスライドが小さく表示されるためです。
いつもより文字数を削って、字が小さすぎて読めないことがないよう注意しましょう。
また、情報量を減らすという点では色の数も重要です。
カラフルすぎると気が散ってしまうので、3色程度に抑えると見やすくなります。
通常であれば、スライドのアニメーション機能はよいアクセントになりますが、オンライン商談では時差があるため違和感が生まれやすいのが難点です。
アニメーションを使用しない、シンプルな紙芝居形式の資料が適しています。
スライドの最後に、「ご清聴ありがとうございました」というテキストだけを載せる資料がよくありますが、それでは最後のページを活用できていません。
スライドの最終ページは、質疑応答のあいだ中表示されるものです。
これまでの話のまとめや、相手のアクションを促す電話番号、お問い合わせのメールアドレスなどを掲載し、有効活用しましょう。
⑤商談前日までに顧客に連絡しておく
前述のように、オンライン商談は電話営業の延長線上のように軽く捉えられてしまう傾向があります。
そのため、アポイントを忘れられないよう、前日に電話やメールでリマインドしましょう。
さらに、当日使用する資料を事前に送付しておくのも効果的です。
資料に目を通してもらうことで、商材への興味を持続させられるほか、前提知識を共有しているぶん、当日の商談もスムーズになります。
⑥オンライン商談の直前に電話し操作方法を案内する
オンライン商談の経験のある一般ユーザーはまだ少ないため、事前にオンライン商談ツールの操作方法を案内しておくと親切です。
商談が始まる直前に電話し、操作方法を簡単に説明しましょう。
事前説明があれば、商談開始後もスムーズに話を進められます。
⑦アイスブレイクで警戒心や不信感を払拭する
自分の表情や雰囲気が相手に伝わりづらいのが、オンライン商談の難点です。
初対面の場合は、こちらがどういった人物なのかがわからず、商談相手が警戒心を抱いてしまいます。
そこで、商談を本格的に始める前に「アイスブレイク」を入れて打ち解けた雰囲気を作ることが重要です。
アイスブレイクとは、氷を溶かすように緊張感をほぐすコミュニケーションです。
趣味や天候など、親近感をもてるような話題を出してみましょう。
⑧わかりやすいように結論から説明する
オンライン商談の場に限りませんが、結論ファーストで話すと、相手が話の内容を理解しやすくなります。
話の着地点が示されていれば、何の話をしているのかわからずに聞いている時間帯がなくなるためです。
また、「えー」や「あー」などの、いわゆる「言葉のひげ」もできる限りなくし、話が間延びしないよう気をつけましょう。
⑨リアクションや表情を大きくする
画面越しでは、表情や感情が伝わりづらいので、対面時よりもオーバーリアクションを心がけなければなりません。
相手の話に大きくうなずいたり、内容に合わせて表情を少し大げさに変えたりすると、相手に「きちんと話を聞いてくれている」と感じてもらえます。
⑩一方的に話さず双方向のコミュニケーションを心がける
オンラインでは話が一方通行になりがちなので、定期的に相手に質問して、双方向のコミュニケーションになるよう意識しましょう。
たとえば、「ここまででご不明な点はございますか」や「どういった点にご興味をもたれましたか」など、相手の理解度や関心のほどを都度確認するようにします。
質問のタイミングは、「スライドで一つの章が終わるごとに聞く」「5分程度話したら聞く」などと、あらかじめ決めておくのも手です。
⑪ある程度話したらクロージングに移行する
対面での商談には40～60分ほどかけるのが一般的ですが、オンライン商談ではそれよりも短時間で終わらせたほうが好印象です。
オンライン商談中は、ずっと画面を見続けているので、あまり時間が長いと相手が疲れてしまいます。
できれば、20～30分程度の短時間でクロージングしたほうが相手の集中力が続いているうちに商談を終わらせられます。
ただし、相手の温度感が高く、話が広がった場合は無理に早くクロージングする必要はありません。
なお、クロージング時は、自分の連絡先を伝えたり、新たなアポイントを取りつけたりして、次につながる行動をとるのも忘れずに。
⑫商談後のアフターフォローを手厚くする
商談後は、記憶の新しい当日中にお礼のメールを送りましょう。
メールには、お礼の言葉にくわえて、その日話した内容の要約や、商談中に答えられなかった質問の回答などを記しておくと、より丁寧なアフターフォローになります。
また、商談で話を聞くなかで、相手が関心をもちそうだと思った情報を盛り込むと、興味を持続させられます。
1週間経っても返信がない場合は、再度連絡を入れてみましょう。
オンライン商談ツールの選び方
オンライン商談の実施には、オンライン商談に特化したツールの利用が欠かせません。
しかし、さまざまな種類のツールがあるので、どれを選んだらよいのか迷いますよね。
そこで、ここではオンライン商談ツールを選ぶ際に重要な7つのポイントを紹介します。
【オンライン商談ツールを選ぶポイント】
- ・通話品質
- ・参加可能人数
- ・機能の種類
- ・アカウント作成の要否
- ・ソフトウェアインストールの要否
- ・セキュリティ
- ・価格
快適に商談を進めるために通話品質が十分か、また実施予定の商談に見合う人数の参加が可能かという点は、必ず確認しておきたいポイントです。
また、画面共有やチャット、録画などの必要な機能が搭載されているか否かもチェックしておきましょう。
ソフトウェアインストールが必要な場合は、アカウント作成やログイン作業を求められますが、不要な場合は、面倒な手続きなく気軽にツールを使い始められます。
ブラウザからすぐに商談に参加できるので、相手にとっても面倒な登録作業がありません。
スペックである程度ツールを絞り込んだら、最後に価格を比較し、自社のニーズに合致し、かつコストパフォーマンスの高い商品を選びましょう。
【接客DX】おすすめのオンライン商談ツール
オンライン商談ツールには、ZoomやGoogle Meetなど、無料で使用できるものもあります。
もちろん、これらの無料ツールにも基本的な機能は備わっていますが、有料版のツールであれば、さらに多くの便利機能の利用が可能です。
アルファ・ゴリラの提供するオンライン商談ツール「接客DX」も、有料ツールの1つです。
「接客DX」は、オンライン商談を快適に進められるよう考え抜かれた機能を多数搭載しています。
【接客DXの主な機能】
- ・アバター機能
- ・ワンクリックの資料表示機能
- ・商談メモ機能
- ・共有メモ機能
- ・電子サイン機能
顔を出したくない顧客に向けて、アバター機能でイラストアイコンを表示できたり、資料表示機能で、事前にアップロードした資料をワンクリックで共有できたりします。
そのほかにも、商談中にとったメモのSFAツールへの保存や、電子サインによるオンラインでの契約締結も可能です。
今後、オンライン商談の実施を検討されている方は、有料版のツールを導入し、より快適に商談できる環境を作りましょう。
コツをつかんでオンライン商談で効率的に成約を獲得しよう
いかがでしたでしょうか。
オンライン商談を行う際は、事前にパソコンの状態や商談ツールの操作方法を確認しておくことが大切です。
言葉に詰まらないように台本を用意したり、対面時よりもオーバーリアクションで話を聞いている姿勢を示したりするのも有効です。
また、オンラインのやりとりは一方通行になりがちなので、定期的に相手に質問して、双方向のコミュニケーションを図りましょう。
アルファ・ゴリラでは、BtoC向けサービスのオンライン商談に特化したツール「接客DX」を提供しております。30秒で簡単に資料請求や無料トライアルもできますので、ご興味をお持ちの方は、お気軽にお問い合わせください。
