電子署名は手軽かつ業務の効率化において導入が進んでいます。認証性の高さやコスト削減などが期待され、法的にも認められる電子署名ですが、コロナ禍でテレワークが普及した現代でも、押印のためだけに出社しなければならない企業も存在します。
しかし、電子契約ツールを導入すると、テレワークでの契約業務が可能です。
本記事では、電子署名の種類や現状、メリットなどについて解説します。

電子署名とは？

電子署名とは従来の紙の文書に対する押印や署名と同様に、デジタル化した文書の真正性や非改ざん性を保証し、署名者の身元を証明できます。
電子署名を行うには、専用の電子契約ツールを使用することが一般的ですが、ツールには電子データの作成や署名者の認証、電子署名の作成・検証などの機能が備わっています。署名者はシステム上で電子データを閲覧し、電子署名が可能です。クラウド上にデータを保管するシステムの場合、インターネットに接続された端末からいつでもアクセスして契約業務を行うことができます。

電子署名の現状

2001年に施行された「電子署名法」の制定により、電子署名の法的効力が認められ、電子署名に対する需要が徐々に増えました。2020年には、新型コロナウイルスの影響で、オンラインでの契約が急速に増加し、電子署名の利用も拡大しています。
ドキュサイン・ジャパン株式会社による2022年の調査では、電子契約・電子署名サービスの利用率は2021年調査の37%から約2倍となる71%に増加したことを公表しました（電子署名レポート2022）。
ただし、依然として電子署名の利用には慎重な企業も多く、セキュリティ上のリスクを懸念する声もありますが、企業がデジタルシフトを推進する過程では、電子署名の活用は不可避で、普及率はますます高まるでしょう。

「押印型」と「サイン型」

電子署名には、大きく分けて「押印型」と「サイン型」の2種類があります。
押印型は、印章やシールのようにデータに印影を挿入する方式となり、公的文書に使用されることが多いです。
一方、サイン型の電子署名は、手書き署名に近い形式で、個人が自分の署名を書き込みます。サイン型の電子署名は、手書きの署名に近い感覚で、一般的には店頭でのサービス利用申し込みや契約書などに使用されます。

電子署名のメリット

電子署名の活用にはさまざまなメリットがあります。ここでは、電子署名のメリットを解説していきます。

メリット1：書類管理の簡便性

電子署名を使用することで、書類を印刷して手書きで署名する必要がなくなります。
そのため、書類の送付や保管などの手続きが簡単です。書類の送付はメールで行い、署名済みのデータはクラウドで保管するなど、企業にとっては大幅な業務改善につながるでしょう。また、ツールによっては契約完了後のデータは自動で保存されます。契約のステータスも一目でわかり、管理ミスやぬけ漏れの防止にもつながります。

メリット2：高い認証性

電子署名は、高い認証性をもっています。
署名者の識別を確実にするために、電子署名にはデジタル証明書が使用されています。デジタル証明書は認証局から発行され、署名者の身元を確認し、署名者と公開鍵を紐付けたものです。つまり、電子署名には、署名者の識別情報が含まれるのです。
また、電子署名は、文書のハッシュ値を作成し、そのハッシュ値に署名を付加することで署名します。文書が改ざんされるとハッシュ値が変化し、署名も無効になります。このため電子署名は改ざん防止にも有効です。

メリット3：コスト削減

電子署名を使用することでコストを大幅に削減できます。
デジタルデータをやり取りできるため、書類を印刷する必要がなく紙代や印刷コスト、郵送費用などを大幅に削減できます。書類に誤りがある場合でも、デジタルデータを修正して再送が可能です。また顧客に直接会って契約書類を手渡す必要がないため移動費の節約にもなります。

メリット4：署名の時間短縮

電子署名を使えば、書類を即座に送信できます。
紙の書類に署名する場合、取引先や顧客との間で文書の送付や受け取り、署名、返送などのやり取りに時間がかかります。しかし、電子署名を使用するとこれらのプロセスが迅速化されるので、コア業務に時間を割けたり残業時間を削減できたりと生産性アップにつながります。

電子署名の注意点

このようにメリットの多い電子署名ですが、注意点もあります。電子署名は先方に強制できるものではないため、顧客が書面での契約を希望すれば応じる必要があるでしょう。また、法律や地域によっては電子署名が認められない場合もあります。たとえば、下請法が適用される取引を行う場合や海外の顧客と契約を行う場合には注意が必要です。

まとめ

今や多くの企業が電子署名を導入することで、ビジネスの効率化やコスト削減などのメリットを享受しています。デジタルシフトの第一歩としてぜひ電子署名システムを導入し、スマートでスピーディーな契約業務に取り組むべき時でしょう。