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中小企業の業務効率化を実現するために押さえたいポイント
業界・業種を問わず、生産性の向上や働き方の改革などを目的として、中小企業の業務効率化が注目されています。
しかし、「業務効率化を推進したいけれども、なにから着手すればよいのだろう」と思われる方もいらっしゃるでしょう。
そこで本記事では、中小企業において業務効率化を実現するための方法、ならびに押さえたいポイントを紹介します。
生産性や業績の向上を目指している方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
業務効率化の定義とは？
“業務効率化”は広範な意味をもつ言葉ですが、一般的には「業務プロセスにおける非効率な点を改善し、作業を簡略化させ、生産性の向上を目指すこと」だと定義されています。
具体的には、ツールを導入して作業時間や工数を削減したり、複雑な既存ルールを改正して従業員が働きやすい環境を実現したりすることを意味します。
業務効率化の推進に欠かせない“3M（ダラリの法則）”とは？
業務効率化や生産性の向上を目指すために重要な“3M（ダラリの法則）”という指標をご存じでしょうか。
これは、「ムダ」「ムラ」「ムリ」の頭文字のアルファベット、または語尾からとったもので、業務効率やサービスの品質、従業員のモチベーションなどを低下させるといわれています。
3Mの詳細は以下のとおりです。
【種類別】3Mの定義
| 3Mの種類 | 定義 | 詳細 |
| ムリ | 従業員の能力や設備のスペックに対して、負荷が上回っている状態 | 高すぎるノルマの設定や、過密なスケジュールにより、従業員や設備の負担が大きくなっている |
| ムダ | 従業員の能力や設備のスペックに対して、負荷が下回っている状態 | 従業員の配置の偏りや不要な工程がある、もしくは生産数に対して設備のスペックが高すぎる |
| ムラ | ムリとムダの両方が混在しており、従業員ごとの業務量や作業時間、成果やサービスの品質に差が生じている状態 | 高いノルマの設定や、従業員の配置の方よりなどで、従業員ごとの業務量に差が生じている。過剰に忙しい状態、過剰に手が空く状態が混在している |
上記で挙げたものに当てはまるものがないかどうかを確認して、もし心当たりがあれば、改善を目指しましょう。
中小企業が業務効率化を図るメリット
中小企業の業務効率化を図ると、どのような恩恵を受けられるのでしょうか。
ここからは、中小企業が業務効率化を目指すことで得られるメリットを紹介します。
メリット①人手不足を解消できる
業務効率化を実現すると、人材リソースが限られている状態でも、業務を回せるようになります。
これは、人手不足を解消できるだけでなく、将来への投資にも直結します。
日本では現在、少子高齢化が進行しており、2023年には1億2,452万人いる総人口は、2060年には8,674万人まで減少するという話を聞いたことがある方もいらっしゃるでしょう。
同時に、国民の2.5人に1人が65歳以上になる、つまり労働人口も少なくなると予測されているので、将来的に人材の確保は重大な課題となります。
そのため、今のうちから業務効率化を図り、近く到来する“人手不足の時代”に備えておくことが、競合性の優位性を確立することにつながるというわけです。
参照元:総務省「我が国の労働力人口における課題」
参照元:内閣府「高齢化の現状と将来像」
メリット②コストを削減できる
業務効率化の実現は、コスト削減にもつながります。
たとえば、以前までは3人で対応していた業務を、ツールやシステムなどを導入して1人で対応できるようにすれば、人件費を大幅に抑えられます。
また、より少ない従業員で業務を対応できるようになるので、残業代や無駄な採用コストの削減にも効果的です。
メリット③リソースを集中できる
中小企業は限られたリソースで業務に取り組まなければならないため、従業員の配置、ならびに配置された従業員が対応する業務の選択を重要視しなければなりません。
しかし、業務効率化で作業を最適化して、必要な業務だけを選択できるような体制を構築できれば、従業員のリソースを管理しやすくなります。
特定の業務にリソースを集中させることができれば、商品やサービスの品質向上にも効果が期待できるでしょう。
メリット④従業員の満足度向上につながる
従業員の満足度向上につながることも、業務効率化を実現するメリットの1つです。
業務の見直しや改善を実施せず、従業員の能力を超えている業務を任せたり、高すぎるノルマを設定したりすることは、従業員の心身に強い負担を与えます。
その結果、従業員が「仕事を続ける自信がない」「この会社は自分にはあわない」と思うようになり、休職や退職につながることも起こりえます。
業務効率化で、作業を短縮化・簡略化することにより、従業員の心身への負担を軽減できれば、モチベーションの向上や離職率の低下にも効果が表れるでしょう。
中小企業で業務効率化を実現する方法
ここからは、中小企業で業務効率化を実現する方法を紹介します。
「業務効率化にあたり、なにをすればよいのだろう」とお悩みの方は、以下で挙げる方法を講じてみてください。
方法①不必要な業務を削減する
業務効率化を実現するには、既存業務を見直したうえで、不必要な作業や工程を削減することが欠かせません。
「昔からやっていることだから」という固定観念や、古くなっているシステムなどが、スムーズな業務の進行を妨げている可能性もあります。
各部署にヒアリングを実施したり、従業員全体にアンケートをとったりするなどの方法を講じて「不必要だと思える業務がある」という意見が挙がれば、見直しを検討してください。
方法②電子ツールを導入する
業務効率化を目指すのであれば、既存のアナログ業務のデジタル化は必須です。
電子ツールを導入すれば、煩雑で工数がかかる手続きの簡略化や、コミュニケーションのスムーズ化、営業活動の促進化などに効果が期待できます。
業務効率化に活用できる、主な電子ツールを紹介するので、参考にしてみてください。
業務効率化に役立つ電子ツールの一例
| ツール名 | 詳細 |
| RPA | メールの配信やレポート業務、勤怠集計・通知などの、単純作業をシステム化できる。作業の工数削減だけでなく、ヒューマンエラーの防止にもつながる |
| 電子決裁システム | 稟議書や決裁書などの申請書類の作成や捺印・署名をペーパーレス化できる。書類作成や手続きにかかる工数や郵送コストを削減できる |
| ワークフローシステム | 経費精算や有給取得などの申請手続きを自動で進められる。クリックだけで承認手続きが完了するので、申請者と承認者の両方の工数を削減できる |
| ビジネスチャット | グループトーク機能やファイルの共有・保存機能などが搭載されている。社内外問わず、従業員同士がスピーディにやり取りができるようになる |
| Web会議システム | 社内外問わず、音声通話やビデオ通話ができる。会議や面接、商談などにも使えるので、移動時間の短縮だけでなく交通費の削減にも活用できる |
| MA | SMSやLINEを使ったアプローチや、アラートメールを自動配信ができる。見込み顧客の育成や新規顧客の開拓などに活用できる |
| クラウド型オフィス | PCだけでなく、スマートフォンやタブレットでも、Officeファイルを共有できる。移動中や出先でもファイルを閲覧・編集できるので、業務効率化につながる |
上記で挙げたものはあくまでも一例であり、ほかにもさまざまな電子ツールが存在します。
すべてを導入すればよいというわけではないので、まずは現状で抱えている問題を明確にしたうえで、その課題を解決できると思えるツールを選びましょう。
関連記事＞＞電子契約のメリット・デメリットを徹底解説
方法③業務マニュアルを作成する
業務マニュアルの作成ならびに共有化も、業務効率化につながります。
人材リソースの不足により教育担当者がいない場合や、複雑な業務を任された場合でも、マニュアルを開いて業務内容を確認できれば、時間を無駄にせず作業を進められます。
また、業務や技術の属人化の防止にも効果が期待できるので、ブラックボックス化の改善にも有効です。
方法⑤一部業務をアウトソーシングする
これまでに紹介した、電子ツールの導入や業務マニュアルの作成は業務効率化に有効な方法ですが、それでもすべての業務をカバーできるわけではありません。
たとえば、コールセンターやWebサイトのライティングなどのバックオフィス業務は、人材リソースの確保が必須です。
もし、人材リソースがどうしても確保できない場合は、アウトソーシング会社に業務代行を依頼するのも1つの手です。
アウトソーシングサービスを利用すれば、ほかの従業員が主業務に専念できるので、業務効率や生産性の向上に効果が期待できます。
中小企業が業務効率化を成功させるために押さえておきたいポイント
中小企業の生産性や業績の向上、そして従業員のモチベーションをアップさせるためには、業務効率化が重要な課題であることがおわかりいただけたでしょう。
しかし、適切なステップを踏まえず、要点を把握しない状態で施策を進めると、かえって業務効率が低下することも起こりえます。
ここからは、中小企業が業務効率化を成功させるために押さえておきたいポイントを紹介します。
ポイント①目標を明確にする
業務効率化の推進にあたり、まずは「なぜ業務効率化を目指すのか」「業務効率化で、なにを成し遂げたいのか」といった目的を明確にします。
「電子ツールを導入して、申請手続きを簡略化したい」「受電業務をアウトソーシングして、生産性を高めたい」など、現実的に達成できる目的を設定してください。
また、ツールの導入後やアウトソーシングの依頼後は、掲げた目的が達成できているかどうかも確認します。
システムがうまく機能していなかったり、かえって工数がかかっていたりする部分があれば、新たな施策を講じましょう。
ポイント②業務を可視化する
業務効率化を成功させるには、施策の初期段階で全業務を可視化しておくことも重要です。
時間や工数がかかっていたり、ツール導入やアウトソーシングなどで代用できたりする作業をピックアップしておきましょう。
なお、業務を可視化する際に、一部の関係者が独断で決めてしまうと、情報に偏りや不足が生じ、かえって問題が複雑化するおそれがあります。
このような事態を防げるように、担当部署の責任者、もしくは特定の関連社員へのヒアリングを実施し、現状の不満点や改善点などを聞き出すことが望ましいです。
ポイント③業務効率化の優先順位をつける
業務効率化の推進にあたり、ツールやシステムを一度に導入すると、従業員が新体制に適応できず、現場が混乱することがあります。
「ツールを導入したら、従業員のパフォーマンスが落ちてしまった」といった事態を未然に防げるように、業務効率化を進める際は、あらかじめ優先順位を決めておいてください。
優先順位に明確な決まりはありませんが、業務への影響が少なく、移行の難易度が低いものから進めていくと、施策をスムーズに進められます。
最初のうちは、資料のペーパーレス化や電子契約ツールなどを導入して、従業員が使い方に慣れてきたら、次第にほかのツールを導入するプロセスであれば、無用な混乱を防げます。
中小企業の業務効率化は人手不足の解消やコスト削減に効果が期待できる
いかがでしたでしょうか。
中小企業の業務効率化を実現すれば、限られた人材でも業務を回せるようになるだけでなく、人件費や採用コストも削減できます。
また、作業の簡略化により、リソースを集中できるようになったり、従業員のモチベーションを高めたりできるなどのメリットも得られます。
業務効率化を図る主な方法には、電子ツールの導入やアウトソーシング会社への依頼などが挙げられます。
抱えている課題を解決できる方法を選択し、業績の向上を目指しましょう。
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